Secretária

Sobre a Função

Procuramos uma Secretária para integrar o Departamento de Administração, assegurando o apoio às atividades administrativas, atendimento, gestão documental e organização das rotinas do departamento.

Principais Responsabilidades

• Receber chamadas e visitantes, encaminhando-os para as pessoas ou departamentos pretendidos e registando recados sempre que necessário;

• Agendar e organizar reuniões;

• Registar e dar entrada de faturas no livro de correspondências;

• Agendar e coordenar a entrega de expedientes;

• Elaborar e controlar documentos administrativos, incluindo certidões de quitação, pedidos de mudança de endereço e pedidos de audiência;

• Elaborar relatórios das atividades diárias para o superior hierárquico;

• Receber e conferir mercadorias, efetuando o respetivo registo no sistema;

• Participar nas formações atribuídas;

• Cumprir as normas de qualidade, segurança ocupacional, saúde e ambiente aplicáveis à atividade profissional;

• Executar outras tarefas compatíveis com a função e com a sua área de competência profissional.

Requisitos e Competências Técnicas

• Nível Médio;

• Formação em Secretariado Executivo;

• Domínio da língua portuguesa, na escrita, leitura e conversação;

• Domínio da língua inglesa, na escrita, leitura e conversação;

• Domínio do Microsoft Office na ótica do utilizador;

• Conhecimentos de software ERP, preferencialmente Odoo;

• Conhecimentos de gestão documental.

Competências Comportamentais

Valorizamos profissionais com:

• Boa capacidade de comunicação interpessoal;

• Cordialidade;

• Proatividade;

• Capacidade de gestão do tempo e organização de tarefas;

• Simpatia e gentileza;

• Pontualidade e assiduidade.